効率よく仕事をこなすには、まず、仕事の全体像をつかんでおくことが必要です。その日に何をすべきなのかをリストアップして、何時にどの作業をするのか、1日のスケジュールを組んでおきます。行き当たりばったりで仕事をするよりも、多くの仕事をこなすことができます。
スケジュールを組む時には、緊急度の高いものは何か、重要度の高いものは何か、重要度が高いものの中でも、緊急度の低いものは何か等を考えて、優先順位をつけていきます。優先順位の高いものから、取り組めるようにスケジュールを組みましょう。
大きな工程は、小分けにして、スケジュールを組みます。小分けにすれば、全体の仕事量に圧倒されることなく、作業が行えます。なお、マルチタスクは、脳に負担をかけることになり、効率的でもないので、1つ1つの作業を地道にこなしていくようにしましょう。そのようにする方が、一度にいくつかの仕事をしようとするよりも、結果として、時間を短縮できます。
自分にとって負担の大きな作業は、午前中の頭がまだ疲れていない時にすると、効率的です。午後の、疲れが出る時間帯には、あまり深い思考を必要としない作業をするようにできます。
作業の途中に、休憩を取ることも必要です。人間が集中できる時間は、長くても90分と言われています。休憩を取らないで、集中力が落ちている状態で、仕事を続けても効率が悪くなるだけです。一旦、デスクを離れて、リフレッシュしてからまた、作業に戻るようにしましょう。